יש מנהלים מעורר קנאה שנראים כאילו נולדו מנהלים. הם יעילים, מתפקידים מעולה במצבי לחץ, מקבלים החלטות ברוגע מניעים תהליכים בקלות, ובעיקר, מייצרים הישגים מעוררי התפעלות. איך הם עושים את זה?
האם יכולות ניהול הן מולדות או נרכשות?
רוב המנהלים זקוקים להדרכה וכלים כדי להצליח. סיכום של אלפי שעות ייעוץ וליווי מנהלים במגזרים שונים גיבש את ארגז הכלים למנהלים מצליחים. בארגז הכלים תמצאו כלי תכנון, כלי ניהול, כלי לקבלת החלטות, כלי תקשורת ושיווק, 7 כלי ניהול שכשתטמיע אותם בניהול השוטף שלך יניבו הישגים מידיים.
כלי החזון:
מנהל מצליח מונע על בסיס ערכים וחזון, שאותם הוא מנחיל לעובדיו באמצעות דוגמה אישית. גיבוש ערכים וחזון ארגוני (רצוי שיתבצע בשיתוף מנהלים ועובדים) ותרגומו לאסטרטגיה ברורה ולתכניות עבודה שנתיות, הם כלים יעילים להגדרת כיווני צמיחה ותרגומם לתוצרים.
כלי להגדרת תפקידים:
מחלקה יעילה היא מחלקה שכל עובדיה יודעים בברור את תפקידיהם: כל עובד חייב לדעת מה תפקידו בכוח שנקרא 'מחלקה', מה משמעות תפקידו בשרשרת האספקה של שירותי המחלקה, מהם תחומי אחריותו, סמכויותיו וגבולותיו, את מי הוא צריך ליידע ולמי הוא חייב לדווח, לפני, אחרי ותוך כדי. תכל'ס, כל עובד ומנהל זקוקים להגדרת תפקיד בהירה ומדויקת של סמכות, אחריות וממשקים עם קולגות פנים וחוץ מחלקתיים.
כלי לזיהוי הצרכים:
מה הוא רוצה? אני לא מבין אותו..." כשאתה מצליח לזהות את הצרכים הרגשיים הסמויים של העובדים תחתיך ושל השותפים לתהליכים, אתה מבין מה מניע אותם, מה עוצר אותם, מה משבש את עבודתם, ממה הם מתוסכלים וכיצד להעלות את המוטיבציה שלהם ולהניעם לפעולה ולשיתוף פעולה.
כלי לניהול ישיבות:
"כמה זמן בזבזנו בפגישות...דיבורים דיבורים ואין מעשים.. לא מחליטים שום דבר ואם כן אז לא מבצעים, מיד אחרי הישיבה הכול מתפוגג...". עובד מבלה בממוצע כ- 1/3 משעות העבודה בישיבות, ומנהל אף יותר. האם הן תכליתיות?.
אילו הפגישות במחלקה ובארגון שלך היו מניות, האם היית מגדיר אותן רווחיות? בעלות תשואה גבוהה במיוחד? מניבות?.
ישיבת צוות/ הנהלה/ מחלקה/ ועד/ פורום וכל השאר היא אירוע רב משתתפים בו מוכנסים לחדר אחד מגוון צרכים ורצונות, סגנונות, עמדות ותחושות מנוגדות, החל משלווה ועד סערת רגשות. כמנהל, תפקידך למנווט את הפלוגה בתוך המכשולים והחוצה מהם לעבר המטרה. ובכדי שזה יקרה, עליך לבצע 3 פעולות:
- להכין את הישיבה
- לנהל את הישבה ביד רמה
- לסכם ולחלק משימות כולל מעקב אחר ביצוען
כלי לקבלת החלטות:
אדם ממוצע מקבל 3,000 החלטות ביממה. רובן, לפי פרופסור דן אריאלי, מומחה החלטות בינלאומי "לא רציונליות ולא במקרה", כי הכול רגשי והכול אישי. קחו למשל את פוטין ששלח זרועות לאחרונה לסוריה, ואת יריבו חוסיין אובמה שמיד הגיב בהחלטה להשאיר את כוחות הצבא האמריקאי באפגניסטן, שהייתה מנוגדת להחלטה המקורית. למה? כי הכול רגשי והכול אישי.
המודל הרציונלי לקבלת החלטות כולל 5 שלבים, שיישומם העקבי מבטיח שתצמצם את עוצמת הרגשות בתהליך ותמקסם את הלוגיקה שתוביל להחלטות איכותיות יותר.
זכורה לי שיחה עם מנהל פרויקטים בכיר בחברת הייטק שהיה אחראי על 150 מנהלים. בשעה שנדרש לפטר 10 עובדים סיפר לי שברור לו את מי הוא עומד לפטר. בהתאם לנטיות ליבו רצה להיפטר מחמישה מנהלי פרויקטים שלא הייתה לו כימיה אתם, כי הכול רגשי והכול אישי. הצעתי לו להכין טבלה ולהגדיר פרמטרים למנהל הפרויקטים המצטיין ובעמודה האחרונה להוסיף פרמטר- "חיבה אישית". הוא צחק אך החליט לזרום עם ההצעה. כמובן, שלחמשת המנהלים אתם לא הסתדר העניק ציון "0" בעמודת חיבה אישית, אך מה שהפתיע אותו יותר מכול הייתה העובדה ש- 4 מתוך החמישה זכו בציונים הגבוהים ביותר בשקלול הכולל, למרות היעדר החיבה, בזכות היכולות הביצועיות והתוצאות.
כלי לשיחות מושב מעצימות:
"...אוף, שוב שיחות המשוב המעצבנות האלה..." מי אומר את זה? אתה המנהל או העובדים? התשובה לרוב היא גם וגם. שני הצדדים מאוימים ושונאים את שיחות המושב השנתיות, ובצדק. לרוב השיחות מבוצעות מתוך מגמת ביקורת, נזיפה ואי שביעות רצון מוצהרת מהתוצאות. למנהל לא נעים להיות איש הבשורות הרעות, ולעובד בהחלט לא נעים להיות זה ששומע אותן. כל שיטות המושב כולל 'משוב 360' שמלחיץ את כלל הארגון יוצרים אווירת נכאים בשבועיים האחרונים של כל חודש דצמבר, ואת הלחץ מרגישים באוויר.
מה עושים כדי שיהיה משוב שונה?
נכנסים שליחה מזווית חדשה.
מרכיבים על העיניים משקפיים עם זכויות שונות. צבעוניות.
זו לא ישחת בחינה.
גם לא שיחת נזיפה.
בהחלט לא שיחת ביקורת.
זו שיחת העצמה ולמידה הדדית שמטרתה צמיחה!
עוד לא נולד הילד וגם לא האדם הבוגר, ששיחת נזיפה הניעה אותו לשפר ביצועים לאורך זמן. כן, פחד ותוכחה מניעים אנשים, אך לזמן קצר בלבד.
כ 'ניצולת בית פולני' שבילתה את רוב שנות ילדותה בתוך ביקורת מתמשכת, היה חשוב לי לפתח כלים כדי לשרוד אותה. לימים אותם כלים שסייעו לי לשרוד את הביקורת הנצחית, הפכו לשיטה ייחודית למתן משוב מעצים, לה קראתי 'תכל'ס- פשוט לפדבק מכל הלב', או בשמה הרשמי – 'תכל'ס- פשוט לתת משוב'. אפילו את אימא שלי, המבקרת הראשית הצלחתי ללמד בגיל 75 חלק מהשיטה.
